その答えを、正直に数えたことがある会社はほとんどない。
「毎月払っているから、きっと使っている」。そう思い込んだまま、契約更新のたびに判子を押す。気づいたら3年が経っていた、というのはよくある話だ。
この記事では、社内システムが「使われなくなる本当の理由」と、その責任がどこにあるのかを正直に書く。
システムは、静かに死んでいく
誰も使わなくなるのは、一夜にして起こらない。
リリース直後は使われる。担当者が丁寧に説明して回り、現場も新しいツールに期待している。ログイン数は順調だ。
3ヶ月後、変化が始まる。操作が「なんとなく分かる人」と「よく分からない人」に分かれてくる。分からない人は、前のやり方に戻る。Excelが復活する。
6ヶ月後、こんな会話が起きる。
「あのシステム、どこからログインするんだっけ」
「あー、URLどこかに送ったと思うんですけど」
1年後、誰も覚えていない。でも契約は続いている。月20万円、粛々と引き落とされている。
本当のコストを計算したことがあるか
月20万円のシステムを1年放置すると、直接費用だけで240万円になる。
だがそれだけではない。
「ちゃんと使えていない」と感じた担当者が、使い方を調べる時間。ベンダーに問い合わせる時間。社内で「あのシステム、どうする？」という会議を開く時間。そして結局「もう少し様子を見よう」と結論を先送りにする時間。
これを時給3,000円で計算すると、年間でゆうに100万円を超える。
240万円＋100万円超。合計340万円以上を、「使われていないシステム」のために払い続けている会社は珍しくない。
こういう話を聞くたびに思う。まず状況を整理するだけでも、相談してほしかったと。
あなたの会社のシステム、正直に確認してほしい
以下に当てはまるものはいくつあるか。
- ログイン方法を、誰かに聞いたことがある
- 「あのシステム、今も動いてる？」と聞かれたことがある
- 操作マニュアルが、リリース時のバージョンのまま
- 問い合わせ先が、異動した前任者のメールアドレスのまま
- 月次レポートが届いているが、誰も開いていない
3つ以上当てはまるなら、そのシステムはすでに「使われていない」状態に入っている。
原因は、システムではない
ここで多くの会社が間違える。
「このシステムが使いにくいのが悪い」「ベンダーの実装が悪かった」。そう結論づけて、次のシステムを探し始める。
だが実際は違う。使われなくなった原因のほとんどは、発注の仕方にある。
よくある失敗パターンは3つだ。
1. 現場が要件定義に参加していなかった
システムを使うのは現場の人間なのに、要件定義は上の人間だけでやった。現場が「自分たちのために作られていない」と感じれば、使われなくなるのは当然だ。
2. 「便利にしてください」で発注した
何を便利にするのか、具体的に決めないまま発注した。ベンダーは言われた通りのものを作る。誰も困らないが、誰も使わないシステムができあがる。
3. 運用設計をベンダーに丸投げした
「どう使うか」はベンダーが決めることではない。それを任せた時点で、現場への定着は運任せになる。
次のシステムを探す前に
月20万円の契約を解約する前に、あるいは次のシステムを検討し始める前に、一度立ち止まってほしい。
「なぜ使われなくなったのか」を正直に言語化できているか。同じ発注の仕方をすれば、次も同じ結果になる。
ニチコマには、こういう相談が月に何件も来る。「前のシステムが失敗したので、次こそ」というタイミングで来る方が多い。正直に言うと、失敗の原因を整理してから動いた会社と、そうでない会社では、その後の結果が大きく変わる。
まず話だけ聞かせてください。費用の話は後でいい。「なぜ使われなくなったのか」を一緒に整理するところから始めましょう。
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社内システムの運用見直し・新規開発について、まずは無料でご相談ください。
「前のシステムが失敗した」「今のシステムをどうすべきか分からない」という段階からお話しできます。
あなたの会社の状況を聞かせてください。答えは、話しながら一緒に見つけましょう。
